Элитный эскорт в агентстве Queens Palace
Amphora Group
Главная страница Обратная связь Поиск/карта сайта
  О компании     Пресс-центр     Отрасли     Решения     Клиенты     Партнеры     Обучение  
 
КЛИЕНТЫ


 
Главная / Клиенты /

Внедрение системы электронного документооборота в компании SkyMobile

 
 

Задача

Основной причиной начала проекта по внедрению системы электронного документооборота  стала необходимость урегулирования большого потока документов, накопленного в  процессе роста компании Sky Mobile. К началу 2007 года услуги компании уже охватывали все регионы Кыргызской Республики, где были открыты официальные представительства  компании и работали дилеры сотового оператора. В условиях территориальной удаленности подразделений было необходимо сохранить оперативность в управлении и динамичность в развитии, обеспечив высокое качество внутрикорпоративного взаимодействия.

Исходя из цели проекта по организации электронного документооборота и автоматизации процесса делопроизводства, были сформулированы основные задачи, стоящие перед специалистами Amphora Group:

  • организовать  взаимодействие с партнерами методом автоматизации процессов, связанных с согласованием, визированием, хранением и архивированием договоров;
  • повысить эффективность процессов делопроизводства, связанных с регистрацией входящей и исходящей корреспонденции, диспетчеризацией, ознакомлением и согласованием документов;
  • обеспечить поддержку внутреннего документооборота (служебные записки, организационно-распорядительные документы, организация и протоколирование заседаний).

Решение

В качестве базы для создания системы электронного документооборота (СЭД) была выбрана платформа IBM Lotus Notes/Domino.  Проведя предварительное обследование структуры документооборота компании Sky Mobile, специалисты Amphora Group составили план реализации проекта в соответствии с которым,  система IBM Lotus Notes/Domino должна была охватить все ключевые процессы компании в области электронного документооборота: коллективную подготовку, согласование, подписание и утверждение документов, формирование поручений и контроль исполнительской дисциплины; обработку входящей/исходящей корреспонденции, работу с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения и пр.) и служебными записками, поддерживающими текущую работу компании. Кроме того, была запланирована и проведена миграция почтовой системы с Microsoft Exchange на IBM Lotus Notes/Domino.

недрение системы выполнялось поэтапно. На первом этапе были проведены работы по интеграцию СЭД с корпоративной почтовой системой Компании, реализованной на платформе Microsoft Exchange Server. На основании анализа структурно-функциональной схемы предприятия была подготовлена схема документооборота в подразделениях и определен порядок подключения пользователей к СЭД.

Пилотным проектом стало проведение процедуры по регистрации произвольных входящих документов в адрес Дирекции ИТ, настройка процесса визирования, ознакомления и исполнения.
После успешного завершения пилотного проекта, работы по подключению были продолжены, и в течение 3-х месяцев к корпоративной системе документооборота были подключены более 500 сотрудников Sky Mobile. Специалистами Amphora Group автоматизированы все основные процедуры документооборота с учетом текущих и будущих потребностей оператора связи, а также проведена оптимизация контроля над исполнением принятых решений. Также было проведено обучение конечных пользователей СЭД и организована поддержка системы с возможностью ее дальнейшего развития и расширения.

На втором этапе реализации проекта было произведено внедрение корпоративной системы обмена сообщениями на базе IBM SameTime 7.5. Внедрение системы позволило обеспечить сотрудников компании современными средствами коммуникации, включающими в себя обмен мгновенными сообщениями, аудио и видео конференции, проведение OnLine совещаний. Система была интегрирована в корпоративную среду IBM Lotus Notes/Domino и успешно внедрена для обслуживания всех сотрудников компании во всех регионах.

Также было произведено внедрение факс сервера ExtraFax, работающего под управлением IBM Lotus Notes/Domino и сервера доступа для мобильных пользователей на базе mSuite.

По мнению руководителя проекта со стороны Amphora Group Максима Черноморца: «Используя обширные технологические возможности  платформы IBM Lotus Notes/Domino нам удалось выполнить масштабное, надежное и производительное решение, способное развиваться вместе с бизнесом компании Sky Mobile. В результате реализации проекта компания Sky Mobile была обеспечена всеми средствами для организации работы сотрудников вне зависимости от их местонахождения. Любой сотрудник Компании имеет возможность получить доступ в корпоративную среду с рабочего места, из дома, в командировке благодаря поддержке доступа через web и мобильных устройств.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Система электронного документооборота компании Sky Mobile, построенная на базе платформы IBM Lotus Notes/Domino охватывает все уровни организационной структуры оператора связи. В результате проведения проекта в быстро растущей территориально-распределенной компании было создано объединенное информационно-управленческое пространство, способное поддерживать работу сотрудников компании во всех регионах Кыргызстана.

Внедренная система  обеспечивает выполнение следующих операций документооборота: подготовку, согласование, направление на ознакомление, на подпись и подписание документов, регистрацию входящей и исходящей документации, внесение резолюций и выдачу поручений, постановку на контроль и снятие с контроля, предоставление сведений об исполнении заданий, контроль исполнения заданий, отнесение документов в дела, направление документов в архив.

Доступ к документам и их содержимому имеют все сотрудники компании в соответствии с правами доступа и  полномочиями.

 «Необходимо подчеркнуть, что проект по созданию системы электронного документооборота был выполнен в точном соответствии с запланированными сроками, бюджетом и требованиями,- прокомментировал CIO Sky Mobile Константин Писаренко: Главная цель внедрения IBM Lotus Notes/Domino достигнута – нам удалось снизить прямые затраты, связанные  делопроизводством и документооборотом  и значительно повысить эффективность управления предприятием. Обеспечив оперативность принятия решений, мы сделали еще один шаг к повышению  общей эффективности бизнеса».




 
 
КЛИЕНТ

Sky Mobile – ведущий сотовый оператор в Кыргызской Республике, предоставляющий услуги мобильной связи стандарта GSM 900/1800 под брендами BITEL и MobiCard.


 



Copyright © 2000-2009
Amphora Group
Все права защищены.
123060, Россия, Москва, 1-й Волоколамский проезд 10, стр. 3
Тел.: +7(495) 645-79-79
Тел./факс: +7(495) 788-1715